Ada lima aktivitas
dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :
1.
Aktivitas permintaan pembelian barang
atas kebutuhan barang dan jasa
2.
Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang
akan dibeli
3.
Aktivitas penerimaan barang dan jasa
yang telah dibeli
4.
Aktivitas persetujuan faktur dan Supplier
5.
Aktivitas pembayaran atas pembelian
barang dan jasa
1. Aktivitas Permintaan Pembelian
Barang Atas Kebutuhan Barang dan Jasa
Aktivitas
permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen
Purchase Requistion. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang meliputi tujuan
pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas
pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi
dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu
dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk
dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan
tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan
agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke Supplier.
2. Aktivitas Pemesanan Barang dan Jasa
Yang Akan Dibeli
Aktivitas
pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen
Purshase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas barang dan jasa ke Supplier
sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari
Supplier dari beberapa Supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas
barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, departemen
pembelian akan melakukan pemesanan dan mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga
merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai
dengan barang dan jasa yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen
Purchase Requisition.
3. Aktivitas Penerimaan Barang dan
Jasa Yang Telah Dibeli
Aktivitas
penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan
dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan
barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas
barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase
Order.
Pada
aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan
untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim
melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman,
maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembaliakn kepada Supplier yang
bersangkutan. Pada kativitas ini juga mungkin dilakuakn adanya
retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah
itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui
pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui
pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal ini, hanya
barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui,
sedangakan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian
perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang
belum dikirim oleh Supplier.
4. Aktivitas Persetujuan Faktur dan
Supplier
Aktivitas
persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan
dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal
pembuatannya, tanggal pembayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah
diterima berdasarkan Source Document yangg ada meliputi Faktur, Purchase Order,
dan Receiving Report.
Pada
aktivitas ini dilakuakn pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order
dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sudah
diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan
jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian
perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan
jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya.
5. Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian
Barang dan Jasa
Aktivitas
pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan
menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayaran,
jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo
pembayaran, pihak Supplier akan menagih perusahaan sesuai dengan dokumen
Voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat
mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.
Referensi
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar